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NTKO OFFICE文档控件OA系统使用方案
作者:NTKO    来源:原创    日期:2016-10-13


NTKO OFFICE文档控件具有在线编辑,痕迹保留,手写签名,模板套红,图片印章,全屏批注,保存为HTML,MHT,PDF文件等办公自动化系统必备的功能。可以运行在PHP,ASP,JSP,C#,VB.NET,DOMINO等各种web编程语言和服务器。它采用了我们独创的“智能提交”技术,在提交文档的同时,系统能够智能获取指定HTMLFORM中的其他数据(包括其他的上传文件)并和文档数据同时提交。只须简单的指定FORM ID或索引即可,无须单独传递每个域。这将让您更加简单快速的将控件集成到您的产品中。另外,NTKO OFFICE文档控件具有异步下载功能。异步下载方法支持显示下载进度,或者不显示下载进度的选项,大大改善了用户界面体验,并满足多种不同层次的开发需求。NTKO OFFICE文档控件完全采用标准HTTP上传协议,支持任意后台Web服务器、任意后台操作系统,以及任意后台编程语言和任意web应用服务器体系结构。平台版文档控件还具有跨浏览器功能,可以同时支持IE、FireFox、Google Chrome这三款时下最为流行的浏览器。

由于信息系统中,像公文、合同及其他一些资料文件通常采用WORD、EXCEL、WPS等ActiveDocument文档,所以,可以通过引入嵌入式的文档控件,使得在自动化办公系统中可以对这类文档进行在线编辑。新文档可以通过新建或者打开、插入本地文件等方式生成;在阅读和编辑时,文档控件会将指定的文件下载到内存中,然后自动调用对应的应用程序打开;在进行提交保存时,也只需要一步操作即可完成。这种方式相比早期的附件方式明显简化了用户的操作,提高了工作效率,同时由于编辑和阅读时文件是被保存在内存中,所以无法窃取文件内容,保障了文件和信息的安全。不仅如此,还可以通过文档控件对文件进行程序化的管理和操作,增强和扩展了操作功能,使得对文档的编辑更加强大。

通过OFFICE办公软件提供的VBA接口,可以实现对文档控件的扩展应用,从而能够解决强制留痕、自定义模板、档案文档的分类管理、报表套打、打印文件真实性等等问题。


1.1  正文编辑

正文文稿即为当前流程中的正文文件。

用户可以新建、编辑和删除操作。

新建:基本系统中的模板新建一个有固定格式和内容基本文档;

编辑:可选择一个存在的OFFICE附件文件,进入编辑窗口修改相关内容;在打开文档编辑之前,可在数据库中将所有文档的编辑权限和用户关联起来,如用户只有阅读权限,在打开文档过后可通过相关接口设置文档只读

删除:根据当前用户权限判断,用户可选择文件删除;

控件在页面中作为Object对象加载,通过JS调用控件的相关属性和方法调用相应的功能,IE浏览器编辑word效果如下图:

         NTKO文档控件编辑效果

用户编辑完文档以后可保存当前OFFICE文档并关闭正文编辑窗口,返回发文纸稿表单继续处理流程事务。


1.2  模板嵌套与编辑

OA系统中可预设好需要的文件排版格式和内容作为普通Word文档保存。可根据流程中文档的类型和结合用户权限配置,调用控件提供的套红函数传递需要嵌套的模板文档URL,在当前文档头或尾插入嵌套文档。

嵌套模板前效果如图:

NTKO模板嵌套效果

执行套红函数选择相应的模板后,执行套红操作,效果如下图:

NTKO模板嵌套后效果

控件还可以使用动态套红的方式为当前文档插入红头内容。动态套红方法支持传递不同的值,实现不同的套红结果。如下图:

NTKO动态套红后效果

OA系统也可以先选择一个模板,基于模板新建一个文档,用户只需按照模板中设定的位置和样式输入文字内容即可。

NTKO模板新建文档

上图是选择缺省模板新建的正文文档,时间、类别和等级等信息已经定义好相应的样式,可手工输入文字内容或通过控件提供的设置书签值方法设置相应书签中的文字内容。

对于需求分析中提到的如合同类的文档,在制作模板的时候,对于需要手工填写的部分就可以采用窗体文本域。在通过文档控件打开文档后,就自动启动文件保护的仅允许填写窗体域模式,这样,用户就只能编辑窗体域部分的内容,其他位置就无法进行编辑。


1.3  痕迹保留

痕迹保留所要实现的目标:在涉及公文或合同类文档的整个处理流程中,每一个审批人员能够通过痕迹保留功能看到前面任何一个审批人员对正文内容的修改痕迹,包括修改日期、时间、审批人员、原值、修改值等内容,从而了解整个审批的过程。

文档控件中提供痕迹保留相关函数,可启用或不启用痕迹,可显示或不显示痕迹内容等。为保证不同用户的痕迹内容区别,可在痕迹保留方法之前调用设置用户信息的方法。

没启用痕迹保留方法前的文档效果如下图:

NTKO文档无痕迹模式

启用痕迹保留并显示痕迹的文档效果如下图:

NTKO文档启用痕迹模式

启用窗口提示预览功能的效果如下图:

NTKO启用痕迹预览效果

当鼠标停留在痕迹内容上时,会动态显示提示信息。

NTKO痕迹提示信息

如果文档修改的内容过多,影响正常的阅读和修改,可以先隐藏修改痕迹,显示修改后的最终效果。但是隐藏痕迹并不代表取消痕迹保留,它只针对当前用户在当前页面的本次操作有效。其他用户在打开这个页面,或者当前用户本人重新进入这个页面,文件仍会自动显示出以前的修订痕迹,也仍会强制保留本次的修订痕迹。


1.4  打印控制

文档控件提供打印相关控制,如是否可打印、前台或后台打印等打印相关设置。在公文处理系统中,可根据当前用户登录角色权限来判断是否可打印当前文档内容。如果权限不允许打印,则禁止打印相关功能。

启用打印功能的文件菜单效果如下图:

NTKO文档打印控制

如果用户权限不允许打印则禁用打印等功能,如下图:

NTKO不允许打印

在第二章需求分析里有提到打印件相对于手写件更容易被伪造,为了提高打印件的可信性,就需要使用到水印+二维码功能。而且为了保证水印和二维码不被盗用,水印和二维码只会在打印文件时自动添加,打印后即自动删除水印和二维码,如此用户就触及不到水印和二维码,保证了水印和二维码的安全,也就提高了文档打印件的可信度。


1.5  文档可读写控制

OA系统中的OFFICE文档可以在编辑和只读(阅读)状态下查看。编辑状态一般是文件处理过程中用户有相应的修改文档内容权限,并在痕迹模式下对文档内容作修改编辑。如果此流程中的文档对当前用户只授予阅读权限,且可调用控件的只读方法来保护文档内容,此时用户只可查看,不能对当前文档进行任何编辑修改操作。阅读效果如下图:

NTKO文档只读控制


1.6  导出Excel格式表

需求分析章节提到了数据报表的快捷阅读。在OA系统中,如果需要导出相关数据为Excel表保存和传递,可先用文档控件打开一个数据报表的模板,然后从数据库中提取相关的数据,再调用文档控件提供的接口在Excel中插入对应的数据记录,最后执行相应的文档保存处理,可保存到客户机磁盘或OA系统服务器中。此后,用户只需要提取导出的EXCEL格式数据报表进行线上或线下查看,无需花费时间去等等数据的汇总与提取,也减少了服务器的运行负担。


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